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Tony Wei
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【商用英文】别再用老掉牙的Dear、Sincerely ! e-mail大补帖教你写出有效又专业的商业e-mail ![2020-02-26]

类别:干货分享

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写英文e-mail 好头痛!一样的称呼、一样的结语词、差不多的冗言赘字,你犯了什么样的商业e-mail 书写错误呢?这篇整理出商业书写里常遇到的问题、忌讳,VoiceTube 教你成为职场沟通达人!


开头称呼语greeting

看看以下三种e-mail 开头的表达:


Dear Peter (亲爱的彼得)

Hi, Peter (嗨,彼得)

Hello, Peter (哈啰,彼得)


不同的称呼语会给人不同的感觉,打开你的e-mail草稿匣看看,你都是怎么打称呼语的呢?《富比世》杂志上一篇文章“ Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation "的编辑Susan Adams写到,根据她的观察,以及做了许多口头访问后,发现“Hi"已经比“Dear"更频繁地被使用。


过去我们总觉得用Dear 才是最有礼貌、尊敬的用法,但是其实Hi 的语气较轻松,更能拉近你与收信者的距离。因此,下次写信时,Dear 可不是唯一选项喔!试试别种用法,创造不同气氛,或许更能得到你想要的回应!


错误/过时用法

以下用法有的是台湾人自创,有的是英语系国家早已不会使用的过时用法,要多注意了!

(X) Dears,错误,台湾人自创

(X) Dear all,用法虽然没错,但是不太尊重每一个人的个别性,可改用Hi, everyone

(X) Dear both,错误,台湾人自创

( X) Dear Sir,过于制式及老套,像中文里的「敬启者」

(X) Dear boss,过时、老套


商业e-mail 三大忌讳

写英文e-mail 确实不是件容易的事,尤其有时又要面对以英语为母语的外籍商业人士,难免会犯下一些小错,但是有些通病,知道了就要避免发生啊~


忌讳一:懒散

做任何事切记就是不可懒散!看看以下两句对照:

(X) BTW, need u 2 sign this, thx.

对了,你再帮我签一下这份文件,谢啦!

(O) Please sign this document. Thank you!

麻烦你帮我签署这份文件,谢谢。


非正式的缩写,若是跟朋友传line 还可以,但若是撰写用于正式场合的商用e-mail,可千万别犯下这种错误!


忌讳二: !!! 充满惊叹号

适当的惊叹号可以用于表达热烈情感与良好礼仪,然而一旦过多,效果可会适得其反,我们看看以下例子:

Good job!!!

Well done!

Outstanding!


一个惊叹号,表达的反而是比三个惊叹号来得更有力、直接的收尾。要向主管报告坏消息时,记得要把惊叹号收起来…



I am so sorry this happened!!!我很遗憾发生这种事!!!

这可会造成反效果的!


忌讳三:过度简化主旨

身为一位职场大忙人,如果你今天收到一封主旨为「会议」、meeting 的信件,第一反应当然是忽略它,等有空再点开来看!因此,一封成功的信件,应该要阐明信件主题,让收信人可以在第一时间就知道这封信想传达什么,自然就会尽快回信。


看以下两个主旨,你就知道有什么不同:

(X) meeting会议

(O) marketing weekly meeting @ 9 am早上九点行销例行会议


e-mail 错误率最高的字

很多人会觉得用腻了thanks 或thank you,觉得换个字看起来会比较厉害,所以就会选择使用appreciate 来表达「感谢」,但这可是大错特错!看看下面四个句子:


(X) I appreciate you for the opportunity.

(O) I appreciate the opportunity.

(O) Thank you for the opportunity.

(X) He thanked for the opportunity.


appreciate 并不等于thank,thank 后面接人,appreciate 后面不接人,而是接一件事。


e-mail 结语

一封完整的e-mail 绝对少不了好的结语,出色的书信收尾要看对象,更要看状况,下面列出一些常见的结语,后面也附上收件者可能会有的感受,让你更知道什么场合该选什么结语!


Regards —较没有表示文字的温度,可能会给人冷淡无情的感觉

Sincerely —有些人可能会认为有点做作


应改用Looking forward to期待您……

Looking forward to your reply/feedback.静候佳音。


Regards 前面也可以加上kind, warm, best,这会使千篇一律的Regards 更有温度喔!


Cordially —严肃场合、谈判适用


应改用Thank you for感谢您……

Thank you for your time.感谢拨冗。


在中文里听起来很有礼貌的一句话,在外籍商业人士看起来却是非常不舒服,是听起来自以为是、冒昧的说法。要小心别弄巧成拙了,你可以改成这种说法:


Thank you for considering my request. 谢谢你考虑我的要求。


Thank you for any help you can provide. 谢谢你提供协助。


I will appreciate your help with this situation. 很感谢你愿意帮忙。


这些更「白话」的说法,不仅能表达更多礼貌,也能让人感受到你的诚意!


(本文出自「VoiceTube看影片学英语」)

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