写英文e-mail 好头痛！一样的称呼、一样的结语词、差不多的冗言赘字，你犯了什么样的商业e-mail 书写错误呢？这篇整理出商业书写里常遇到的问题、忌讳，VoiceTube 教你成为职场沟通达人！

开头称呼语greeting

看看以下三种e-mail 开头的表达：

Dear Peter （亲爱的彼得）

Hi, Peter （嗨，彼得）

Hello, Peter （哈啰，彼得）

不同的称呼语会给人不同的感觉，打开你的e-mail草稿匣看看，你都是怎么打称呼语的呢？《富比世》杂志上一篇文章“ Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation "的编辑Susan Adams写到，根据她的观察，以及做了许多口头访问后，发现“Hi"已经比“Dear"更频繁地被使用。

过去我们总觉得用Dear 才是最有礼貌、尊敬的用法，但是其实Hi 的语气较轻松，更能拉近你与收信者的距离。因此，下次写信时，Dear 可不是唯一选项喔！试试别种用法，创造不同气氛，或许更能得到你想要的回应！

错误/过时用法

以下用法有的是台湾人自创，有的是英语系国家早已不会使用的过时用法，要多注意了！

(X) Dears,错误，台湾人自创

(X) Dear all,用法虽然没错，但是不太尊重每一个人的个别性，可改用Hi, everyone

(X) Dear both,错误，台湾人自创

( X) Dear Sir,过于制式及老套，像中文里的「敬启者」

(X) Dear boss,过时、老套

商业e-mail 三大忌讳

写英文e-mail 确实不是件容易的事，尤其有时又要面对以英语为母语的外籍商业人士，难免会犯下一些小错，但是有些通病，知道了就要避免发生啊～

忌讳一：懒散

做任何事切记就是不可懒散！看看以下两句对照：

(X) BTW, need u 2 sign this, thx.

对了，你再帮我签一下这份文件，谢啦！

(O) Please sign this document. Thank you!

麻烦你帮我签署这份文件，谢谢。

非正式的缩写，若是跟朋友传line 还可以，但若是撰写用于正式场合的商用e-mail，可千万别犯下这种错误！

忌讳二： !!! 充满惊叹号

适当的惊叹号可以用于表达热烈情感与良好礼仪，然而一旦过多，效果可会适得其反，我们看看以下例子：

Good job!!!

Well done!

Outstanding!

一个惊叹号，表达的反而是比三个惊叹号来得更有力、直接的收尾。要向主管报告坏消息时，记得要把惊叹号收起来…

I am so sorry this happened!!!我很遗憾发生这种事！！！

这可会造成反效果的！

忌讳三：过度简化主旨

身为一位职场大忙人，如果你今天收到一封主旨为「会议」、meeting 的信件，第一反应当然是忽略它，等有空再点开来看！因此，一封成功的信件，应该要阐明信件主题，让收信人可以在第一时间就知道这封信想传达什么，自然就会尽快回信。

看以下两个主旨，你就知道有什么不同：

(X) meeting会议

(O) marketing weekly meeting @ 9 am早上九点行销例行会议

e-mail 错误率最高的字

很多人会觉得用腻了thanks 或thank you，觉得换个字看起来会比较厉害，所以就会选择使用appreciate 来表达「感谢」，但这可是大错特错！看看下面四个句子：

(X) I appreciate you for the opportunity.

(O) I appreciate the opportunity.

(O) Thank you for the opportunity.

(X) He thanked for the opportunity.

appreciate 并不等于thank，thank 后面接人，appreciate 后面不接人，而是接一件事。

e-mail 结语

一封完整的e-mail 绝对少不了好的结语，出色的书信收尾要看对象，更要看状况，下面列出一些常见的结语，后面也附上收件者可能会有的感受，让你更知道什么场合该选什么结语！

Regards —较没有表示文字的温度，可能会给人冷淡无情的感觉

Sincerely —有些人可能会认为有点做作

应改用Looking forward to期待您……

Looking forward to your reply/feedback.静候佳音。

Regards 前面也可以加上kind, warm, best，这会使千篇一律的Regards 更有温度喔！

Cordially —严肃场合、谈判适用

应改用Thank you for感谢您……

Thank you for your time.感谢拨冗。

在中文里听起来很有礼貌的一句话，在外籍商业人士看起来却是非常不舒服，是听起来自以为是、冒昧的说法。要小心别弄巧成拙了，你可以改成这种说法：

Thank you for considering my request. 谢谢你考虑我的要求。

Thank you for any help you can provide. 谢谢你提供协助。

I will appreciate your help with this situation. 很感谢你愿意帮忙。

这些更「白话」的说法，不仅能表达更多礼貌，也能让人感受到你的诚意！

（本文出自「VoiceTube看影片学英语」）